Según un informe de Panorama Consulting Solution publicado en el 2019 alredor del 45% de las implementaciones superan el costo del presupuesto, mientras que el 58% tardan más de lo planificado. Esto indica que los proyectos de software no solo requieren más dinero de lo que las empresas esperan sino también demanda de mucho más tiempo pero estos numero también demuestran que si es posible mantenerse dentro del cronograma planeado.
¿Por qué los proyectos de ERP a veces superan el presupuesto?
Unas las consecuencias puede ser la falta de experiencia que a menudo dan como resultado una estimación de cotos incorrectos como los siguientes
- Capacitación de los empleados: puede ser un gasto muy subestimado ya que demanda que los colaboradores de la organización tengan que aprender sobre un sistema completamente nuevo.
- Integración y pruebas: se debe tomar en cuenta que conectar ERP a otros programas de software es costoso.
- Conversión de datos: que incluye el costo de emigrar los datos al nuevo sistema.
- Tarifas de consultoría: cuando algo sale mal y estos costos podrían dispararse.
- Actualizaciones de almacenamiento de datos: que son necesarias para respaldar las operaciones diarias.
Entonces ¿Cómo mantener la implementación de su ERP al día y sin exceder su presupuesto?
No se preocupe siguen los pasos a continuación le ayudarán a que su proyecto siga su curso.
ESTABLEZCA METAS CLARAS
Gran parte del éxito del proyecto va a depender de una definición clara de los objetivos que busca. Es muy importante que su equipo comprenda el objetivo final de la implementación caso contrario será imposible desarrollar un plan o seleccionar un correcto proveedor de ERP.
Estos objetivos deben basarse en los puntos débiles que actualmente la organización busca mejorar así como también las metas que quieren alcanzar en el futuro. Una vez que establezca y priorice los objetivos de su proyecto puede crear su cronograma y presupuesto que van a ir direccionados en torno a los objetivos específicos que quiere obtener.
SEA REALISTA
Tener expectativas poco realistas es una de las causas principales del exceso de presupuesto y cronograma. Una de las maneras más eficientes de tener presupuestos realistas es conversando con proveedores, consultores y amigos ya que pueden brindarle una cifra estimada en cuanto a costos que le permitirán armar un presupuesto y cronograma razonables. Para armar este costo también le recomendamos que considere las tareas involucradas en cada etapa así corre menos riesgo de dejar a un lado actividades esenciales y que la programación sea más fácil.
EVITE LA FLUENCIA DEL ALCANCE
Muchas veces sucede que el alcance del proyecto se sale de control debido a que se agregan nuevas tareas que hacen que la implementación se aleje de sus objetivos iniciales. Por eso es importante como se mencionó en los párrafos anteriores el establecimiento de objetivos claros.
Aunque a veces el proyecto realmente va a necesitar ajustes que va requerir que se asuman nuevas tareas por ello anticípese y cree un registro que le ayude a documentar todos los cambios requeridos y sugeridos. Una vez que se haya propuesto un cambio discútalo con las partes interesadas y tomen una decisión de forma conjunta. Este enfoque de gestión y transparencia ayuda a evitar que los proyectos se extiendan y excedan el cronograma.
MANTENGASE ORGANIZADO
La organización es fundamental para que si proyecto de implementación no se vuelva susceptible a demoras y errores. El registro de cambios que se planteó en el párrafo anterior solo es una forma de mantener su proyecto organizado. Le recomendamos que siempre se mantenga comunicado con su equipo para que puedan estar a la sintonía del proyecto. Asegúrese de que todos estén claros de cuál es su rol en la implementación de ERP y resuelva todas las dudas e inquietudes que tengan los trabajadores.
TRAIGA A CONSULTORES LO MÁS TEMPRANO QUE PUEDA
Es muy complejo llevar el proceso de implementación de ERP por su cuenta y muchas organizaciones solo se dan cuenta que necesitan ayuda, una vez que el proyecto ha agotado todos sus recursos. Aunque los consultores representan un gasto más, son necesarios ya que le ayudaran a hacer su proceso de implementación más liviano, mitigar los riesgos desde un inicio e implementar una solución a tiempo.
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CONCLUYA
Se requiere considerar muchísimos elementos y factores para la implementación de ERP, pero esto no significa que sea imposible o mucho menos que no se pueda adaptar a un cronograma y presupuesto.
Ya muchas empresas lo han hecho de forma exitosa. Usted también puede!
