El software ERP cada día está ganando más terreno en empresas relacionadas con la fabricación, comercio digital, salud y el mercado agrario. Por ello, hoy le explicaremos qué es un ERP para empresas agrícolas, cuáles son sus beneficios y características, y por qué debería implementarlo en su negocio.
Además, en este artículo, también le ofreceremos una guía completa con toda la información que debe conocer para poder elegir el mejor software ERP del mercado, para asegurarse de que su empresa siga creciendo.
¿Qué es un ERP y para qué sirve?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, lo que se traduce del inglés como «Sistema de Planificación de Recursos Empresariales». Como su nombre indica, el ERP es un software de gestión empresarial que nos permitirá cubrir las diferentes fases del proceso de producción y distribución de productos.
El ERP se encuentra involucrado desde la producción, hasta los propios recursos humanos, aumentando así la productividad para reducir el tiempo usado en tareas de gestión, y así facilitar las mismas para complementarlo con una adecuada gestión.
Esta herramienta es una solución clave para poder aumentar la productividad y reducir el tiempo gastado en tareas. Céntrese en su trabajo, y deje que el software ERP haga las tareas de coordinación por usted.
Gracias al ERP para empresas agrícolas, además, podrá centralizar todos sus datos para acceder a ellos desde un solo lugar, con toda la seguridad, además, de tener acceso a la nube si usted así lo desea, o acudir a la información localmente, dependiendo de sus necesidades individuales como empresa.
Algunas de las funciones específicas de un ERP son:
- Gestión de almacenes:Permite el control y seguimiento de los almacenes y el stock disponible para una mejor toma de decisiones respecto a la producción.
- Gestión de la producción:Ofrece un vistazo completo sobre la producción, y el estado de las mercancías para conocer más rápidamente cuál es el estado actual.
- Gestión de cadena de suministro:Permite el control de cómo se encuentra la cadena de suministro para tomar decisiones acertadas. Suele ser una de las partes más críticas para empresas agrícolas, puesto a que, generalmente, se trabaja con alimentos perecederos.
- Gestión de proyectos: Permite la planificación de los posibles proyectos que pueda atravesar la empresa con el paso del tiempo. Desde simple mantenimiento, hasta una ampliación de las instalaciones. Evite perder tiempo o recursos en este tipo de tareas.
- Gestión de ciclo de vida de un producto:Otra de las funciones vitales para empresas agrícolas, puesto a que trabajan con alimentos perecederos generalmente. Esto permitirá llevar un control mucho más estricto y regulado del estado de los productos en la cadena de producción y venta para reducir problemas con mercancía en mal estado.
- Gestión financiera:Permite el control total del estado financiero de la empresa desde un solo lugar. Conozca reportes detallados o registre los movimientos financieros para tener un estado general mucho más completo sobre la misma.
- Gestión comercial y ventas:Esta función permite conocer con más detalles el estado de las ventas realizadas, así como gestionar los pedidos de los clientes, y tener mayor control sobre el proceso de ventas de la empresa.
- Gestión de calidad:Dentro de una empresa agrícola es crítico contar con calidad, y esta función le ayudará en ello. Lo que permite esta función es contar con un entorno integrado desde donde podrá verificar el estado de los productos, y consultar el nivel de satisfacción de los clientes.
Además de estas funciones, también podríamos añadir algunas de las funcionalidades adicionales, que en ocasiones se pueden incluir como software adicional, dependiendo del ERP que usted elija para su negocio. Estas serían:
- Business Intelligence: Es quizás una de las más interesantes funciones, puesto que, permite analizar todos los datos recibidos para así usted obtener reportes detallados muy completos que influyen directamente en su toma de decisiones, permitiéndole así un mejor Retorno de Inversión (ROI), Administración del Tiempo y Productividad.Algunos ERP, inclusive cuentan con IA.
- Gestión de Recursos Humanos:Este software admite generalmente el control total de los Recursos Humanos de su empresa. Desde la gestión de pagos, información, productividad de estos y más.
- Gestión de relación con clientes:El software CRM le permitirá complementarse con el ERP para obtener mejor satisfacción del cliente gracias a una lista de funciones únicas que no solo optimizan los tiempos de respuesta, sino que además automatizan muchas tareas.
- Archivado de documentos:La gestión de documentos es sumamente útil dentro de una organización. Hoy en día, no basta con guardar los documentos, sino que también se requiere de un respaldo. La mayoría de ERP ofrecen esta característica, la cual salvará sus datos en caso de que se dañen sus equipos.
Beneficios de implementar un ERP para empresas agrícolas
Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales tiene muchas ventajas interesantes. A continuación las mencionamos:
Optimización de los procesos de gestión
La ventaja clave y bandera de los ERP, no son más que su capacidad para poder optimizar los procesos de gestión de recursos gracias a una gran variedad de informes y análisis basados en Business Inteligence, que nos permitirán ahorrar mucho tiempo en la gestión.
Gracias a estos informes, podrá conocer en tiempo real todo el estado de la empresa, y gestionar rápida y eficazmente los recursos de esta, para así mejorar los tiempos de respuesta.
Al reducir los tiempos y recursos utilizados para la gestión, usted puede ahorrar cientos o miles de dólares al año, además de centrarse en lo que verdaderamente le importa.
Diversos estudios han analizado el efecto de los ERP en la productividad de las empresas. Usted puede consultar el estudio (en inglés) de 2002 de Hitt, Wu y Zhou de la Universidad de Pennsylvania dando clic aquí. Este analiza a fondo el valor añadido en las diferentes fases de una empresa, incluyendo la manufacturación y finanzas, gestión de proyectos y recursos humanos. Todo esto, en las fases previas a la instalación, durante la implementación y luego de la misma.
Según este estudio, las partes en la que más impacto tienen los ERP, son en la facturación, finanzas y recursos humanos de una empresa. Además, estos indican entre un 20% a 40% en el aumento de productividad como promedio mínimo para la empresa estudiada.
Toma de decisiones
En una empresa es crítico tomar las decisiones adecuadas en el momento justo, antes de que todo se derrumbe. Sin embargo, la mayoría de las veces, si la empresa no cuenta con una buena dirección o los recursos adecuados para una decisión, es muy probable que se termine fallando.
Un ejemplo claro de esto, es el caso de Kodak, la empresa de fotografía que fue, por muchos años, la marca líder en fotografía, y creadores de la primera cámara digital, hasta que en 2012 se declaró en bancarrota. No solo se trató de una falta de visión y adaptación al mercado digital que iba en crecimiento, sino también de una directiva que contara con información para elegir decisiones adecuadas.
Claramente, en ese caso, se trataba de una muerte anunciada. Por suerte, para usted, el mercado agrícola es más simple, pero esto no quita que las decisiones sigan siendo críticas para usted.
El ERP lo que hará es ofrecerle una lista de informes importantes sobre la situación de su empresa. Así, podrá gestionar con suficiente tiempo sus recursos, para evitar un desastre. Por ejemplo, si su empresa se centra en la producción de huevos, esta podría verse afectada al tratarse de alimentos perecederos.
Sin embargo, no basta con tener una buena dirección, sino con una información centralizada dentro de un ERP para empresas agrícolas que asegure la frescura de estos.
Lo mejor de estos informes, es que son bastante simples y detallados. No requieren generalmente de un conocimiento muy grande para ser analizados.
Información en tiempo real
La información es crítica para la toma de decisiones. Por ende, el Software ERP le dará acceso a información en tiempo real para verificar sus ventas, producción, inventario y finanzas.
Gracias a estos datos, se podrán tomar decisiones más centradas en el estado operacional para una pronta respuesta. Además, las analíticas de esta información suelen ser muy simples, ofreciendo información inmediata y fácil de digerir.
Optimización de los procesos de gestión
Si su empresa no hace uso de un software AIO, es bastante probable que tenga redundancia en los procesos, lo que hace que, en varias ocasiones, los datos se encuentren múltiples veces en varios departamentos, ante la falta de un buen control.
Además, acceder a esta información enviándola entre diferentes sedes, también puede ser muy torpe y tomar tiempo de trabajo que puede utilizar para centrarse en lo que verdaderamente le importa.
Por suerte, el ERP para empresas agrícolas le permitirá contar con una gestión centralizada para acceder a silos de información desde todos los equipos, además de poder contar con diferentes niveles de restricción a la documentación, para hacerla inaccesible a ciertos grupos, en caso de así necesitarlo.
Integración con CRM
CRM son las siglas de Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los Clientes. El mismo permite medir la satisfacción del cliente, a su vez que ofrecemos una mejor relación de atención, al reducir los tiempos de espera.
Si bien, un CRM es mucho más común en otras compañías, una empresa agrícola grande probablemente desee hacer uso de esta tecnología, al proporcionar mejor calidad de servicio, a su vez que se aprovecha de la automatización para tareas básicas no relacionadas con la producción.
Actualmente, la mayoría de Software ERP ofrecen integración total con un CRM para mayor comodidad e integración en una plataforma All In One.
Respaldo Seguro
El software ERP almacena información sensible, no solo sobre usted, sino también sobre los clientes y proveedores, por lo que es importante contar con un respaldo seguro. Por suerte, hoy en día los ERP ofrecen esta solución mediante un software confiable y robusto, capaz de almacenar el contenido no solo en los ordenadores de su organización, sino también en la nube.
Gracias a esto, al contratar un ERP para empresas agrícolas, podrá asegurar toda la documentación necesaria. Ofrezca esta información a grupos deseados, y evite problemas a largo plazo.
Además, en caso de que tenga un problema con los equipos de su organización, podrá acceder a copias de seguridad en la nube para evitar problemas, pérdida de información e incumplimiento legal por falta de documentos.
Asegura la calidad del producto
El ERP asegura particulares ventajas ante una empresa que se dedica a la agricultura, debido a que permite llevar un control de cerca de los alimentos perecederos y su durabilidad, algo crítico para gran parte de los productos relacionados con la agricultura.
Gracias a esta tecnología, su equipo de trabajo puede asegurarse de tomar decisiones de manera rápida para evitar que productos perecederos se estropeen durante la cadena de producción, transporte o venta.
Una compañía agrícola quizás pueda centrarse en reducir este tipo de inconvenientes, pero conforme más grande se vuelva, cada vez será más pesada esta labor, podría involucrar pérdida de dinero, y es seguro que tomará mucho tiempo organizacional si no se lleva a cabo adecuadamente.
Centralización AIO
La centralización de toda la información cuenta con muchas ventajas particulares para todo tipo de empresa. Por ejemplo, si su negocio posee varios puntos de trabajo, es bastante probable que lo mejor sea recurrir a esta tecnología para facilitar el acceso a la información de su empresa.
Olvídese de enviar la información y perder tiempo. Almacene toda su información en un solo lugar y acceda a ella rápidamente.
Versatilidad
El ERP para empresas agrícolas es muy versátil y adaptable. Empiece con un paquete económico, u opte por todas las características avanzadas. Elija a su ritmo lo que necesita para su organización. No importa si se trata de una PYME o una empresa grande, cualquiera de las dos tendrán beneficios.
Desventajas de un ERP
Un ERP no tiene muchas desventajas. De hecho, si existe alguna, solo podríamos mencionar su precio. Por suerte, para usted, cada día hay más opciones a un precio ajustado, e implementar esta opción no es tan costoso como lo era hace una o dos décadas.
Además, si consideramos el beneficio que obtendrá inmediatamente, y a largo plazo, claramente un ERP para empresas agrícolas sigue siendo una opción bastante interesante hoy en día. Mucho más, considerando que este sector no siempre se encuentra al día con las nuevas Tecnologías de la Información, por lo que podría estar un paso por delante de su competencia.
¿Cómo elegir el mejor ERP para empresas agrícolas?
Actualmente, existen varias soluciones ERP para empresas agrícolas, y cada una cuenta con sus propias ventajas y desventajas. A continuación, mencionamos los aspectos más críticos a considerar:
- Experiencia: Mientras más, mejor. Una empresa de software ERP especializada será capaz de brindarle una solución adecuada para su empresa.
- Tamaño de la empresa:No es lo mismo un ERP para una Pyme que para una empresa grande. Por ende, habrá que considerar no solo las funcionalidades, sino también los demás beneficios.
- Módulos y/o funciones necesarias:No todos los ERP cuentan con la misma cantidad de funciones o módulos. Por ende, con ayuda de su equipo de trabajo, y del proveedor de ERP deberá conocer cuáles son las funciones necesarias para su empresa.
- Capacidad de escalabilidad:Hoy en día, los ERP son muy flexibles y escalables, aunque cada uno a un nivel diferente al otro. Por ende, habrá que analizar cuál será nuestra necesidad de escalar en largo o mediano plazo, y la capacidad de este software adaptarse a nuestras necesidades.
- Interfaz intuitiva y al día:Otro punto crítico. Si la interfaz no es amigable, la curva de aprendizaje será mucho mayor para la empresa, lo que se tornará en más tiempo gastado en formación, algo que probablemente usted desee evitar. Por ende, use un software ERP para empresas agrícolas con buena interfaz, y adaptada a las nuevas tecnologías.
Recuerde que para elegir un buen ERP, lo ideal es siempre involucrar a su equipo de trabajo, ya que ellos serán los usuarios finales, por lo que es importante conocer bien qué es lo que necesitan, y qué no.
Igualmente, un buen proveedor de ERP le guiará y primero conocerá su empresa antes de llevar a cabo una instalación. El mismo comprenderá todas las necesidades de su empresa, y le ofrecerá un paquete con todas las opciones necesarias en la actualidad. Ni más, ni menos.
Conclusión
El software ERP para empresas agrícolas es una solución que nos permite reducir los tiempos utilizados para la gestión de decisiones y el estado de la empresa. Específicamente, es muy útil en los apartados de gestión de inventario, producción y cadena de suministro, puesto que nos permite conocer el estado general de los productos perecederos para evitar los daños en la mercancía, y así optimizar los periodos de entrega de estos productos.
Las compañías agrícolas cuentan con grandes ventajas al implementar un ERP, y debido a que este es bastante escalable, puede acceder a este con una PYME o una empresa grande, e ir escalando con el paso de los años para evitar así gastar dinero demás en pago de licencias.
