La nómina es uno de los elementos más básicos de la contabilidad, y a su vez, de la relación laboral con los trabajadores. Por ello, es clave conocer todos los elementos de la nómina en México.
Es más, no se trata de un documento que solo debería ser conocido por el personal administrativo y contadores de la empresa, sino también por todos los trabajadores, para poder comprender bien cómo funciona. Por ello, en este artículo, le explicaremos estos elementos y la funcionalidad de la nómina.
¿Qué es la nómina y qué tipos existen?
La nómina es un documento empresarial que incluye los nombres de la plantilla de empleados de una empresa que se encuentran obteniendo un beneficio económico por sus labores dentro de la misma. Si bien, es verdad que los elementos más básicos que esta incluye son los nombres de los trabajadores y sus salarios, bonos, comisiones, deducciones y demás, estos no son los únicos puntos incluidos en la misma.
De hecho, cada empresa maneja la nómina de la manera más cómoda para la forma en que trabaja la empresa. Sin embargo, deberá apegarse a las normas del Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF).
Tipos de nómina
Hay varias maneras de clasificar las nóminas. Estas pueden ser según la forma de pago, según el tipo de personal y según elementos de pago especiales. A continuación, verá una lista con las más comunes:
Nómina semanal, quincenal y mensual
Si bien, habrá empresas que prefieran esperar a realizar pagos mensuales para mayor comodidad, también hay otras que prefieren realizar los pagos de manera quincenal o semanal, afectando directamente la manera en que se trabaja la nómina de cada empresa.
Obviamente, esto va de la mano con el contrato de empleo, y no hay demasiadas variaciones entre cada una de estas.
Sin embargo, algo que deberá considerar, es que aunque se haga una nómina en diferentes maneras, la Seguridad Social sigue siendo pagadera a fin de mes, y no dos veces. También, es posible que otras de las deducciones apliquen por igual.
Nómina general y ejecutiva
Dependiendo de la cantidad de personal que pueda tener una empresa, esta puede dividir su nómina en nómina general y nómina ejecutiva. Como su nombre indica, la segunda solo incluirá los altos cargos y personal ejecutivo de la empresa.
La razón es bastante simple, ya que, de esta manera, toda la información en la nómina ejecutiva se vuelve confidencial, y no es accesible para el personal. Claramente, esto es una medida de seguridad para el personal ejecutivo de una empresa, ya que en este documento se puede encontrar información sensible.
Mientras tanto, la nómina de personal general, incluye cualquier miembro no ejecutivo de la empresa.
Nóminas de tratamiento especial
Por último, existen algunas nóminas que se realizan de manera especial para clasificar más cómodamente los pagos a los trabajadores. Estas incluyen cualquier tipo de pago especial adicional al salario base.
Algunos de los extras que pueden incluirse en estas nóminas son:
- Bonos (Producción, incentivos, apoyos, etc.)
- Horas extras
- Bajas por enfermedad
Elementos de la nómina en México
La nómina está compuesta por varios elementos, los cuales pueden variar dependiendo de la manera de trabajar de cada empresa. Sin embargo, los elementos de la nómina en México que deben estar presentes siempre son los siguientes:
Datos identificativos de la empresa
Los datos identificativos de la empresa son claves para el trabajador, a la hora de realizar la consignación de una prueba de empleo. Por ello, y para tener una mejor gestión de documentación, la nómina deberá incluir datos básicos de la empresa.
Algunos de los datos que se deberían incluir son:
- Nombre de la empresa
- Dirección de la empresa
- Número de Identificación Fiscal (NIF)
- Código de cuenta de cotización donde se encuentra incluido el trabajador
Datos del trabajador
La nómina también debe incluir la información básica sobre el trabajador para un mayor detalle y control de la misma. Generalmente, basta con los siguientes datos:
- Nombre completo del trabajador
- Clave Única de Registro de Población (CURP)
- Tipo de contrato
- Categoría del contrato
- Antigüedad en la empresa
Periodo de liquidación
Este punto es importante para una mejor gestión de la nómina. La misma deberá incluir el periodo de pago al cual aplica el documento, el cual puede ser semanal, quincenal, mensual, etc.
Detalles sobre las percepciones salariales o extrasalariales
En ocasiones, el trabajador puede percibir ingresos extra adicionales a su salario. En este caso, deberán ser registrados dentro de la nómina. Sin embargo, deberá incluir el salario bruto y salario neto para conocer rápidamente los cálculos realizados por la administración de la empresa.
Entre las posibles percepciones salariales o extrasalariales que puede considerar, se encuentran, pero no se limitan a:
- Bonos
- Horas extras
- Prestaciones por incapacidad
- Gastos de transporte, alimentación o vestimenta
Considere que este apartado, junto a las deducciones y cálculos son unos de los elementos de la nómina en México de mayor interés, por lo que deberá asegurarse de que se presente correctamente. Así mismo, lo indica la Ley de Seguridad Social en México (artículo 15).
Detalles sobre las deducciones salariales o extrasalariales
De la misma manera que se incluyen las percepciones extraordinarias, también se deberán incluir las deducciones. Nuevamente, se trata de uno de los elementos de la nómina en México más importantes, por lo que asegúrese de incluir toda la información posible.
Algunas de las deducciones salariales más comunes son:
- Retención del Impuesto Sobre la Renta, Seguro Social, Seguridad Social o cualquier otra retención similar
- Pago de la caja de ahorro
- Pago de deudas por adelantos empresariales
- Pago de fondo para retiros
- Pago de abonos al INFONAVIT o FONACOT
Detalles sobre incidencias de empleados
En caso de existir incidencias con empleados, también se deberán figurar como deducciones al salario bruto. Algunas de ellas son las faltas, por ejemplo.
Salario bruto y salario neto
Es importante que la nómina incluya de manera simple el salario bruto y neto, ya que de esta manera será mucho más simple calcular las deducciones o percepciones, y comprobar que no hay inconvenientes con el pago.
Considere que el salario bruto es el dinero que percibe un trabajador antes de las retenciones fiscales, descuentos y deducciones salariales o extrasalariales que se registren. Es decir, que es la suma de todos los importes del trabajador.
Por otro lado, el salario neto contribuye el salario bruto y complementos salariales menos deducciones, ofreciendo el total devengado por los trabajadores finalmente.
Ejemplo: Un trabajador de la empresa Todo México S.A tiene un sueldo base de 6.000$. Calcule el salario bruto y salario neto considerando las siguientes deducciones y percepciones: Bono por productividad 500$, Abono de adelanto 100$, INFONAVIT 300$.
Para calcular este ejemplo, lo primero que haremos será dividir la información por tipos. Veamos:
- Salario inicial: 000$
- Percepciones salariales o extrasalariales:
- Bono por productividad: 500$
- Deducciones salariales o extrasalariales:
- Abono de adelanto: 100$
- Pago de INFONAVIT: 300$
Ahora, lo que haremos será calcular el salario bruto. Para ello, al salario inicial sumamos las percepciones salariales o extrasalariales. Veamos:
- Salario bruto = 6.000$ + 500$ = 6.500$
Por último, para calcular el salario neto, tomaremos el salario bruto, y restaremos todas las deducciones aplicables al periodo. Veamos:
- Salario neto = 6.500$ – 100$ – 300$ = 6.100$
En total, el trabajador percibirá en su cuenta un total de 6.100$ por sus servicios ofrecidos a la empresa.
Firma y sello de la empresa y trabajador
Por último, el sello y firma de la empresa, así como la firma del trabajador. Esto evitará dar lugar a malos entendidos con el Estado, y servirá como prueba de que ambas partes están conformes con el pago.
Algunas empresas, también incluyen la fecha en la que se ha firmado el documento, para dejar un aval adicional.
