La tecnología llegó para cambiar la manera en que realizamos la mayoría de tareas hoy en día. Una de las que llegó junto con la tecnología es la Desmaterialización de Recursos Humanos, la cual muchos conocen, pero no todas las empresas aplican hoy en día, pese a la cantidad de beneficios que tiene.
Se trata de uno de los cambios pequeños que podemos llevar a cabo dentro de una empresa, y que no solo ayudará a la empresa, sino que también será mucho más práctico para los colaboradores de la empresa.
¿Qué es la desmaterialización de Recursos Humanos?
La desmaterialización de RRHH es la transformación de documentos de dicho departamento en archivos informáticos, evitando así la utilización de papel o reduciendo su uso dentro de una organización con múltiples fines, entre los cuales se encuentran el ahorro o la fácil movilización.
Gracias a esto, los beneficios son múltiples, alcanzando así inclusive una centralización de todos los recursos humanos para facilitar múltiples tareas, y es aplicable a todo tipo de documentos, como por ejemplo:
- Contratos de empleo, complementos, nóminas, declaraciones de impuestos, informes sociales, declaraciones de accidentes laborales, y más
- Solicitudes de retiro voluntario, informes laborales, formularios de evaluación, informes de gastos, etc.
- Cartas de motivación, ofertas de formación, Curriculum vitae, etc.
Estos son solo algunos ejemplos, pero realmente, la digitalización de Recursos Humanos es aplicable en cualquier empresa, y no es tan difícil lograrlo. Para ello, deberá contar con un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH).
¿Cómo empezar la desmaterialización de RRHH en mi empresa?
Realizar la desmaterialización de Recursos Humanos en una empresa es relativamente sencillo, y no tiene un costo muy alto. De hecho, es recomendable para las empresas, debido a que son múltiples los problemas que puede evitarse.
Por ejemplo, algo tan simple como un transpapeleo, podría causar estragos dentro de su organización, y suele ser muy común, inclusive en las empresas con un buen sistema de archivo y gestión de documentos.
Para conseguir esto correctamente, lo ideal es que haga uso de un SIRH SAAS, que no es más que un Software informático capaz de almacenar y gestionar todos los documentos de su empresa, y apoyarle en múltiples tareas de gestión administrativa, nómina, capacitación y contratación.
Lo mejor de este tipo de soluciones, es que cuentan con una curva de aprendizaje muy baja, por lo que no tendrá que gastar en formación generalmente, y suele tratarse de una solución que se implementa en poco tiempo.
El proceso de desmaterialización base solo inicia con la instalación del software informático, aunque dependiendo de las necesidades del personal, se puede decidir migrar toda la información a la nube o a los ordenadores mediante la digitalización.
Ventajas de la desmaterialización de documentos de RRHH
La desmaterialización de documentos de Recursos Humanos ofrece múltiples ventajas, tanto a nivel organizativo, como para los colaboradores de esta. Listamos los más importantes:
Ahorro de dinero
Aunque no lo crea, utilizar papel dentro de sus procesos suele constituir un gasto bastante grande para las empresas. Y es que ¿Cuánto papel suele utilizar una empresa anualmente para todos sus procesos? Mucho.
De hecho, mucho más del que se debería, puesto a que los desperdicios de papel siempre están presentes por un motivo u otro.
Sorprendentemente, según investigaciones de Gartner, Inc., el costo de impresión y papel para una empresa podría estar rondando el 3% de los gastos totales de la empresa, una cifra que no está nada mal reducir si consideramos el total de lo que se puede llegar a ahorrar.
No solo esto, sino que, además, el uso de papel también se ve relacionado con muchos más gastos, más allá del uso de impresoras y del papel. Este aspecto es la gestión detrás del papel.
Según la misma estimación, donde se calculan costos ocultos de las empresas, habrá que calcular también el valor del tiempo utilizado para organizar los documentos, los gastos por cada documento perdido y la media de documentos que se extravían cada año.
Esto forma parte de la pérdida de productividad, que aunque de manera directa no constituya un gasto, a fin de mes se traduce en una pérdida de dinero, por lo que se debe evitar a toda costa para aprovechar al máximo los recursos de la empresa.
Por ejemplo, una empresa tan grande como lo es la exitosa firma Gartner, estimaba que para aquel entonces, gastaba una cifra de $91.500 anuales como promedio por el uso de papel.
Esto, obviamente, no significa que su empresa esté desperdiciando esta cantidad de dinero anualmente por el uso de papel, ya que depende de muchos aspectos el considerar esto, aunque si es verdad, que su empresa podría estar perdiendo bastante dinero anualmente por gastos de gestión, almacenamiento e impresión de documentos físicos.
Apoyo al medio ambiente
Ahorrar cientos o miles de dólares al año no es el único para cambiar el papel por medios digitales, sino que, quizás, también le interese apoyar al medio ambiente.
No es un secreto para nadie, que el papel causa un problema ecológico gigantesco, pero que no todas las empresas le prestan atención. Claramente, es -casi- imposible volcar toda la empresa al formato digital, pero el departamento de Recursos Humanos, sí que se puede establecer digitalmente sin afectar en nada.
De hecho, según estadísticas, un empleado de oficina promedio podría estar gastando hasta 10.000 hojas de papel en un año. Multiplique eso por su plantilla de trabajadores, y cada árbol produce unas 12.500 hojas aproximadamente.
Con solo reducir el consumo de papel en el departamento de Recursos Humanos, usted estará apoyando al cuidado del planeta, al tener una menor huella en el planeta, y evitando que cientos o miles de árboles anualmente sean destruidos.
Mayor seguridad
No es un secreto. El papel no es seguro para nadie.
No importa si usted utiliza una bóveda de alta seguridad muy costosa para almacenar determinados documentos, sigue siendo inseguro, y no solo para la empresa, sino también para los empleados.
Específicamente, la desmaterialización de RRHH es excelente para los empleados, puesto a que cada uno cuenta con su propio almacén de seguridad, donde los comunicados directos van a parar.
Información sobre salarios, recibos de pago, cartas de retiro o demás información sensible, se encuentra almacenada de forma cifrada para que más nadie tenga acceso a ella, y por ende, tenga una capa extra de seguridad.
En cambio, de otra manera, los documentos están abiertos a prácticamente cualquiera que desee echar mano a los documentos de recursos humanos de una empresa.
Implementando la desmaterialización de Recursos Humanos, añade una capa de confidencialidad a la información sensible de sus trabajadores, como los salarios, cuentas bancarias, historial de salud y mucho más.
Múltiples respaldos
La mayoría de empresas no están listas para lo peor, y cuando sucede, realmente no hay mucho que hacer ante una falta de prevención. De hecho, el papel es justamente un grave problema por esto mismo.
La mayoría de empresas suelen almacenar todos sus documentos en un solo archivo y sin respaldos. En caso de un incendio o robo, estos documentos se pierden por completo.
También hay empresas que realizan respaldos en los ordenadores, pero esto tampoco es fiable. Los discos duros de los ordenadores tienen una vida útil, y por múltiples motivos podrían corromper la información. Además, los ordenadores de empresas muchas veces son un blanco para el robo.
En el caso de que se trate de documentos relativamente nuevos, puede que tenga un respaldo, pero ¿Qué sucede con los documentos antiguos?. Por ejemplo, en México, según la Ley Federal, el tiempo por el cual está obligado a almacenar documentos ronda los 4 años.
Si usted aplica la desmaterialización de documentos de RRHH, tendrá un respaldo no solo en su ordenador, sino también en la nube de toda la información de la empresa, por lo que no importa si falla un ordenador o hay un robo o incendio, ya que tendrá un respaldo.
Evitar el traspapeleo
La pérdida de documentos por traspapeleo es muy común en todo tipo de empresas, inclusive en aquellas donde la organización es bastante buena, ya que ningún empleado está exento de errores.
Como Gartner, Inc comentaba en su informe estimativo, uno de los mayores gastos de parte del papel es el traspapeleo o pérdida de documentos, que luego se debe perder tiempo para encontrarlo entre una montaña de documentos.
Por suerte, un Sistema de Información de Recursos Huamanos mediante la desmaterialización nos apoyará a clasificar mucho más rápido la información, y a hacerla accesible para todos los empleados que la necesitan.
Olvídese de que un empleado olvidó guardar un documento en el archivo, y que los demás deben buscarlo por todos lados. Gracias a un sistema de gestión de documentos es mucho más cómodo gestionar a quiénes desea compartirles dicha información. Hágalo por el tipo de colaboradores de la empresa, por los niveles organizacionales o por el tipo de cargo de cada empleado, y ofrezca así una gestión de documentos más práctica, cómoda y privada.
Ahorro del uso de archivo
¿Qué tan grande es su empresa? ¿Qué tantos documentos debe respaldar? ¿Qué tanto espacio de su empresa debe utilizar para respaldar documentos?
A menudo, esto es un gran problema, ya que, no está aprovechando al 100% las instalaciones de las oficinas, y en vez de utilizar un espacio para alguien más del personal, simplemente debe almacenar para guardar documentación, que, no es consultada con una buena frecuencia.
Esto no solo se considera como un problema a la hora de aprovechar el espacio de la empresa, sino también como un gasto innecesario, debido a que hay que respaldar un espacio en la empresa solamente para documentos, y que obviamente, una oficina más grande, tiene un mayor costo.
Desventajas de la desmaterialización de documentos de RRHH
La desmaterialización de Recursos Humanos no representa muchos inconvenientes, pero sí es verdad que hay dos específicos:
Digitalizar documentos antiguos puede ser complicado
Instalar y configurar un Software de Desmaterialización de Recursos Humanos es solo el inicio, ya que muchas empresas prefieren migrarse totalmente al mundo digital, para no tener documentos antiguos respaldados físicamente.
En estos casos, lo que se realiza es un escaneo de documentos para conseguir pasarlos de un medio físico a uno digital. A este proceso se le llama digitalización, y hoy en día ha avanzado muchísimo.
Un ejemplo de ello, es el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que nos permite reconocer los caracteres de un documento, y digitalizarlo con la mayor fidelidad posible, frente al escaneo tradicional, para poder así encontrar información más rápidamente.
Considere que, mientras que el escaneo tradicional crea una imagen, el OCR crea un documento digital, donde el texto es individual a las imágenes o demás contenidos que pueda contener un documento.
Sin embargo, el problema detrás de este procedimiento se encuentra cuando una empresa cuenta con muchos documentos dentro de los Recursos Humanos que desean digitalizar. Para conseguirlo, se requiere un gran esfuerzo, donde, generalmente, se suele preferir contar con dicho archivo físico con documentos antiguos, hasta que la empresa pueda deshacerse de la mayoría de estos sin tener una repercusión.
El almacenamiento es inaccesible para empleados fuera de la empresa
Una de las pocas ventajas de implementar la desmaterialización de Recursos Humanos dentro de su empresa figura para los empleados de la misma.
Y es que, debido a que la caja fuerte personal es la que almacena todos los documentos, si usted pierde el acceso a esta por un motivo ajeno, no podrá obtenerlos de cualquier otra manera. Sin embargo, esto también es una ventaja de seguridad.
Por ejemplo, si la empresa que le brinda el servicio no tiene una buena seguridad y servidores, y usted almacena sus datos en la nube, podrían perderse en caso de que dichos servidores sufran daño y no se guarde un respaldo correspondiente.
Por ello, es importante que el Sistema de Información de Recursos Humanos que use sea fiable. Por ello, nosotros siempre recomendaremos usar Zoho, que es un software confiable y que desde su fundación en 1996 no ha sufrido filtraciones, e igualmente cuenta con copias de seguridad, las cuales puede recibir periódicamente.
Si le interesa conocer más sobre este software, y todo lo que tiene para ofrecerle, basta con contactarnos, analizaremos sus necesidades, y le ofreceremos un apoyo personalizado. Sin compromisos.
