La integración de Zoho CRM con WhatsApp es sumamente práctica, debido a que podemos complementar una red social tan popular como lo es WhatsApp, con el software CRM más potente del mercado, para tener una combinación increíble.
Y es que, claro, que las herramientas CRM que nos ofrece Zoho ya son útiles, pero complementadas con estas redes sociales como canales de atención o ventas, nos ofrece una gran variedad de beneficios.
Cómo integrar Zoho CRM con WhatsApp
Integrar aplicaciones con Zoho CRM es muy fácil gracias a su apartado de Integraciones, donde accedes a un montón de plugins útiles que no solo servirán para integrar Zoho CRM con WhatsApp, sino también con otras plataformas importantes como Facebook Messenger, Line, etc.
De hecho, la instalación es muy sencilla y realmente no requiere de un especialista para llevarse a cabo. A eso, deberá sumarle que existe más de un plugin o extensión en el mercado, cada uno con sus propias ventajas para que usted elija el más adecuado para su negocio.
Para llevar a cabo este procedimiento, basta con acceder a la página web de Zoho CRM. Inicie sesión en su cuenta, y acceda al apartado de CRM. Luego, bastará con dar clic en Instalar para añadir una nueva extensión a su instalación de Zoho.
Sin embargo, considere que Zoho realmente no cuenta con una integración propia de WhatsApp. Por tanto, estaremos utilizando software de terceros.
No se preocupe, sigue siendo software seguro de utilizar, pero en algunos casos, estos podrían ser gratuitos, y en otros casos podrían ser de pago, aunque generalmente tienen un valor bastante económico que cualquier empresa grande, mediana o pequeña puede costear.
Una vez instalado, asegúrese de configurar correctamente el plugin en su totalidad, para poder tener una cómoda gestión de sus clientes o potenciales clientes.
Extensiones de Zoho CRM para WhatsApp
Como ya sabe, instalar una extensión de Zoho es muy sencillo. Por tanto, nos centraremos más en las opciones que existen actualmente, y en qué características incluye cada una. De esta manera, será mucho más fácil para usted, elegir la que cuenta con las características deseadas.
SMS-Magic
SMS-Magic, es por mucho una de las extensiones más descargadas para integrar WhatsApp Web con Zoho CRM. Se trata de un software diseñado por Screen Magic Mobile Media Inc, y cuenta con más de 1000 valoraciones, en su mayoría positivas.
No solo cuenta con soporte para SMS y MMS, sino también para WhatsApp, lo que le convierte en una herramienta todo en uno, que probablemente le sea muy útil si su empresa funciona con mensajería de texto y WhatsApp para brindar soporte.
Lo mejor de SMS-Magic es que es completamente gratuita, y tiene compatibilidad total con absolutamente todas las ediciones o planes de Zoho, incluyendo CRM Plus y Zoho One.
Características de SMS-Magic
SMS-Magic cuenta con múltiples características interesantes que pueden llamar su atención. A continuación, listaremos las más importantes:
Cómodo panel de integración
Lo mejor de SMS-Magic, es que el panel es de los más cómodos del mercado, integrando todas las mensajerías que pueda tener el equipo de trabajo en una vista simple, muy parecida a lo que sería la mensajería de correo electrónico de Gmail.
De clic en uno de los chats, y acceda de manera más organizada y limpia a cada uno de los posibles clientes, consiguiendo así una mejor organización que se traduzca en un margen de respuesta más rápido.
Además, puede crear etiquetas para agrupar los números que le contactan vía WhatsApp ¿Clientes? ¿Posibles clientes? ¿Problemas técnicos? Agrupe todo en un solo lugar y no le pierda de vista rápidamente gracias a esta cómoda visión y agrupación de información.
Integración All in One
Si su empresa realiza soporte o capta clientes desde múltiples plataformas, se puede volver un verdadero dolor de cabeza, no tener todo integrado en un solo lugar.
En dicho aspecto. SMS-Magic es una maravilla, ya que no solo podrá integrar WhatsApp y SMS, sino también otras plataformas como Line, Viber, Messenger Facebook y más.
Organice toda su información de mensajería en un solo lugar, pero por carpetas, y dele un seguimiento mucho más cómodo, accesible y rápido. Obtenga notificaciones para avisarle cada vez que alguien le contacte, y no pierda de vista a sus potenciales clientes.
Cómodo acceso a la información
¿Busca algo en particular? Encuéntrelo en menos de dos minutos gracias a la cómoda interfaz de la aplicación, lo que facilitará muchísimo a su equipo de soporte dar seguimiento a casos antiguos o nuevos.
Estadísticas y seguimiento
Otro aspecto de SMS-Magic que realmente nos gusta es su plataforma de datos, donde podrá encontrar analíticas del rendimiento de los usuarios de la plataforma, sus tiempos de respuesta, cuántos mensajes han contestados, el tiempo de respuesta promedio, y qué tantos mensajes siguen a la espera de respuesta.
Ofrezca un seguimiento práctico a su equipo de ventas o a su equipo de soporte, donde no solo la empresa gane, sino que también ofrezca un servicio mucho más atento y completo a sus clientes.
Complementación de las leyes
SMS-Magic también se complementa con todas las leyes de TCPA, GDPR, CCPA y CASL a través de sus servicios de WhatsApp y SMS, por lo que puede estar seguro en cuanto a confidencialidad se trata.
Gupshup WhatsApp
Esta extensión que permite la integración de Zoho CRM con WhatsApp es bastante útil, aunque mucho más simple, y con menos características que la anterior. Sin embargo, no deja de ser bastante interesante y práctica para muchos.
Al igual que la opción anterior, también es gratuita, y se encuentra disponible para todas las versiones de Zoho de pago.
Características de Gupshup WhatsApp
Gupshup sí que cuenta con características menos completas, pero siguen siendo atractivas. Estas son:
- Historial del chat: Acceda al historial del chat desde un solo lugar y comuníquese directamente con su cliente desde Zoho, para concretar todo en un solo lugar, aprovechando los contactos que Zoho ya tiene guardados.
- Plantillas personalizadas:Realice o acceda a plantillas personalizadas que puede utilizar para gastar menos tiempo a la hora de contestar preguntas comunes, saludar o despedirse. Le ahorrará mucho tiempo.
- Editor de textos:El editor de textos de Gupshup es muy completo, ya que permite la opción de añadir contenidos editados, como botones, encabezados, negrita o enlaces directamente en el texto. Personalice mucho más los textos que envía a sus clientes.
- Envío masivo:¿Tiene mucho que decir a muchos clientes? Contáctelos a todos a la vez y obtenga un mayor alcance rápidamente sin gastar tanto tiempo.
- Soporte de documentos, imágenes y videos:¿Necesita subir algún documento para enviarlo a un cliente? No es necesario que lo suba a OneDrive o algún otro servicio para luego enviar la URL. Envíe los documentos directamente con un par de clics.
WhatsApp Business Extension for Zoho CRM
Diseñada por WATI.io, este plugin, como su nombre indica, nos permitirá realizar una integración de Zoho CRM con WhatsApp Business. Su característica principal es su integración total con el apartado Leads de Zoho, desde donde podremos elegir al cliente al que deseamos escribir directamente.
Una vez más, la plataforma no es tan cómoda e integrada como sí lo es SMS-Magic, pero sí que es bastante práctica para un uso regular, donde no se busquen opciones demasiado avanzadas, más allá del contacto directo con el cliente, y poder complementar nuestros contactos sin perder tiempo.
Características de Gupshup WhatsApp Integration
Para facilitar su tarea a la hora de elegir, le dejaremos las características más interesantes de este plugin:
- Cómoda integración con Leads y Contactos: Olvídese de añadir los contactos manualmente y de perder tiempo en el proceso, ya que, gracias a este plugin, logrará obtener un botón de «Chat en WhatsApp» para contactar directamente.
- Chat directo desde Zoho CRM: Ya no necesita salir de Zoho. Utilice la plataforma integrada para acceder a la información en un solo lugar más rápido, y sin tener que añadir infinidad de contactos a la vez.
- Plantillas personalizables con múltiples campos:Para facilitar algunas tareas, puede simplemente customizar variables dentro de los mensajes. Elija cómo desea tratar a su cliente gracias a estas variables de manera rápida y simple.
- Automatización de mensajes:Configure el flujo de mensajes automáticos de WhatsApp a su criterio. Fije una respuesta predeterminada con datos de pago, o información sobre el horario de atención de la compañía.
Twilio Zoho CRM for WhatsApp
Twilio Zoho CRM for WhatsApp es la primera aplicación de la lista que, en su momento, fue de pago, pero que actualmente no lo es. Además, cuenta con añadidos bastante prácticos que podría necesitar.
Por otro lado, como aplicación, además de añadir soporte SMS, cuenta con una interfaz bastante interesante y fácil de utilizar, a un nivel de organización más que decente para tratarse de una opción gratuita.
Características de Twilio Zoho CRM
Si no estás seguro de si realmente vale la pena utilizar esta aplicación, le dejaremos una lista de sus ventajas:
- Interesante interfaz: La interfaz de Twilio no está nada mal. Se integra directamente con Leads, y podrá acceder cómodamente a sus contactos, para luego decidir enviar un mensaje directamente por SMS o vía WhatsApp. No tiene un nivel de organización adecuado, pero sí que incluye el estatus del mensaje e información rápida de clientes en un solo lugar.
- Configurar envío automático de mensajes: Evite reenviar mensajes y configure los envíos automáticos para ahorrar tiempo. Configure respuestas automáticas, o mensajes predefinidos para determinadas ocasiones con tan solo un par de clics.
- Iniciar un chat con un contacto rápidamente:Desde el apartado de Leads o Contactos, puede abrir un chat directamente en WhatsApp o SMS para contactar directamente con sus clientes desde un solo lugar de manera mucho más rápida, cómoda y sencilla.
- Enviar mensajes masivamente:¿Necesita enviar múltiples mensajes a la vez? Puede hacerlo con tan solo un par de botones. Utilice una plantilla o escriba un mensaje y envíelo a todos sus contactos o una lista personalizada.
- Utilizar plantillas configurables:Las plantillas son muy prácticas, ya que ahorran tiempo, y permiten hacer mensajes mucho más personales rápidamente. Además, puede utilizar variables personalizables que le harán la vida más fácil.
- Adquirir números telefónicos:¿Aún no tiene un número telefónico para su empresa? Puede adquirirlo con Twilio, sin importar el país, para ahorrarse este trabajo. El número será único para usted.
ValueFirst for Zoho CRM
ValueFirst cuenta con un plugin similar al de Twilio, el cual, prácticamente, ofrece una conexión sencilla entre WhatsApp y Zoho CRM para una comunicación oportuna desde un solo lugar.
Realmente, no cuenta con una interfaz tan interesante, ya que se adapta más bien de Zoho para añadir un botón de envío de mensajes desde el apartado de Contactos y Leads, pero esto suele ser suficiente para muchos.
Entre las funciones que incluye, se encuentra la gestión y envío de mensajes de WhatsApp y mensajería SMS, gestión de plantillas de envío y envío de mensajes masivos o individuales, dependiendo de cada situación.
No se podría decir que se trata de una opción demasiado completa, pero funciona bastante bien, y es muy cómoda para ser gratuita. Además, a esto habrá que sumarle que su configuración es una de las más sencillas de la lista debido a lo sencilla que es la aplicación.
¿Qué podrá lograr con la integración de Zoho CRM con WhatsApp?
Zoho CRM tiene dos aplicaciones específicas que se complementan muy bien con WhatsApp, y estas son Contactos y Leads. Pero, ¿Qué es lo que realmente podrá lograr con ayuda de la integración de Zoho CRM con WhatsApp?
En principio, depende de cada aplicación, ya que no todas las aplicaciones se consolidan por igual con Zoho, y no ofrecen las mismas funciones. A continuación, listaremos las características más interesantes que usted puede obtener:
Comunicación integrada
Probablemente, la característica más atractiva para hacer la integración de Zoho CRM con WhatsApp es la capacidad de contar con un medio de comunicación integrada total.
Contar con la capacidad de acceder a toda la información de sus contactos y leads y contactarles directamente desde un solo lugar es mucho más cómodo que simplemente tener que añadir un contacto o crear una URL personalizada de contacto para WhatsApp, lo que ahorra muchísimo tiempo a la hora de contactar a cada cliente o posible cliente, y aumenta la productividad.
No solo esto, sino que además, algunas de estas aplicaciones no solo se integran con WhatsApp, sino también con otras aplicaciones como Line, Viber o Facebook Messenger, ofreciendo una comunicación fluida entre plataformas cómodamente, en caso de que el equipo de soporte y atención al cliente trabaje a través de varias plataformas web, como hoy en día suelen hacer la mayoría de compañías.
Al complementar toda esta información, inclusive puede ahorrar mucho tiempo, ya que hay personas que le contactarán a través de dos medios a la vez, lo que solo derrocha el tiempo del personal.
Integrando todo en un solo lugar es mucho más cómodo agrupar, conocer y entender a todos los clientes, para no perder ningún potencial cliente y ofrecer un soporte digno de la máxima valoración positiva.
Organización de contactos y leads
Uno de los mayores inconvenientes de WhatsApp y WhatsApp Web es la falta de organización y etiquetas para acceder más rápidamente a la mensajería. Inclusive, WhatsApp Business no consigue una organización adecuada, ni en WhatsApp Web, ni mucho menos a través de aplicaciones propias o de terceros.
A esto, habrá que sumarle también, que de no contar con integración directa con Zoho, no podremos acceder a información rápida de múltiples clientes, lo que vuelve más complejo el proceso de contacto.
No obstante, al conseguir la integración de Zoho CRM con WhatsApp Business, usted tiene acceso a una organización mucho más práctica, bien sea mediante el propio software de Zoho, o por la aplicación que provee la integración, lo que vuelve mucho más cómodo el acceso a la información para quienes brindan soporte o asistencia.
Al facilitar los procesos de asistencia, podría estar ahorrando muchas horas desperdiciadas al año, que pueden ser utilizadas para ofrecer una mejor experiencia de cara al cliente.
Dependiendo de la extensión utilizada, puede aprovechar una mejor organización, con la capacidad de organizar por tipo de aplicación, por tipo de contacto o lead, o por información específica de algunos chats, para así tener una organización y control sobre toda la información posible.
Compatibilidad con RGPD
Siendo una empresa, es difícil muchas veces cumplir con las políticas de datos impuestas por la Unión Europea y Estados Unidos, como el RGPD y CCPA.
Sin embargo, es obligatorio cumplir con estas leyes si usted tiene como destino de aplicación estos países. El problema es que WhatsApp y WhatsApp Business no cumplen correctamente con la legislación RGPD, mientras que solo la API de WhatsApp Business lo hace.
Por tanto, deberá utilizar un plugin CRM con su complementación para aprovechar la API y cumplir con la legislación pertinente.
Por suerte, inclusive si se trata de software de terceros, todos estos plugins cuentan con soporte para estas leyes, y no las quebrantan, inclusive en sus versiones gratuitas, por lo que no tiene que preocuparse.
Acceso a analíticas
Las analíticas son muy útiles, principalmente para los encargados del departamento que necesitan medir los resultados del soporte o equipo de asistencia. De esta manera, puede comprender de forma más precisa los resultados de cada líder de soporte, cuál es su desempeño, y cuáles son los márgenes del tiempo de respuesta para cada conversación.
De esta manera, puede realizar múltiples comprobaciones y mejoras al sistema de mensajería, como centrarse principalmente en una plataforma, optimizar sus procesos de gestión, mejorar la formación interna, etc.
Además, de esta manera, inclusive puede aplicar incentivos mucho más realistas, mediante la medición de múltiples estadísticas que creen una competencia justa y sana dentro de la empresa.
Configuración y uso de plantillas
Las plantillas son muy prácticas, principalmente cuando usted piensa comunicarse con múltiples clientes durante un día. Ahorran mucho tiempo, y al mismo tiempo, no restan la naturalidad de los mensajes de un soporte humano, a diferencia de los chatbots.
Todos los plugins de integración de Zoho CRM con WhatsApp suelen contar con esta opción disponible, y con variables que podrá cambiar para poder incluir sus propias opciones, y personalizar cada vez más las plantillas con datos que ya usted posee del cliente o lead.
Aunque parezca poco, pueden ser sumamente útiles, y una manera rápida de comunicarse con sus clientes sin malgastar tanto tiempo.
Configuración de respuestas automáticas y Mensajería masiva
¿Qué tan grande es su agenda de clientes y posibles clientes?
Probablemente, mientras más grande se vuelve, más difícil es controlarla, y mucho más si cada día llegan más interesados.
De hecho, es aquí donde la respuesta automática se vuelve una excelente opción para cualquier empresa, ya que puede agilizar mucho el proceso de compra o soporte hacia un cliente, y ahorrar muchísimo tiempo.
Por ejemplo, si su empresa no cuenta con esta opción, cada encargado de soporte tendría que gastar unos minutos en enviar un mensaje manualmente saludando, pero esto no es necesario si cuenta con un mensaje automático de saludo, y que busca recavar datos necesarios del cliente, como su nombre, número telefónico o correo electrónico.
Gracias a esto, cada año estará ahorrando mucho tiempo de trabajo, que puede utilizar para conseguir más ventas, o agilizar el proceso de soporte de la empresa, lo que aumentará la satisfacción general.
Por otro lado, la mensajería masiva es igual de práctica, ya que ahorra mucho tiempo, es mucho más práctica que la mensajería masiva de WhatsApp, y además, ofrece la gran ventaja de que puede conseguir más clientes rápidamente. Lo mejor de todo, es que tanto la mensajería masiva, como los mensajes automáticos, son fáciles de configurar y de modificar, por lo que no tiene que gastar demasiado tiempo en aprender a utilizarlo.
Ventajas de la integración de Zoho CRM con WhatsApp
Para terminar, también veremos las ventajas que tiene la integración de Zoho CRM con WhatsApp para su negocio:
Integración AIO
La ventaja más interesante de todas es la integración de su CRM con una red social importante como lo es WhatsApp, que solo para el 2021, cuenta con 2.000.000 de usuarios, siendo la aplicación de mensajería más popular, por encima de otras opciones como Messenger o Telegram.
Conseguir esta integración es muy interesante, ya que puede agrupar todos sus clientes o leads en un solo lugar, para tener una vista mucho más práctica, organizar sus tareas y también crear estrategias de marketing basado en dicha información.
Además, esta integración no toma demasiado tiempo, lo que añade una ventaja adicional, debido a que, generalmente, usted no necesitará de ningún tipo de formación para habilitar la herramienta, aunque todo depende del tamaño de la institución y de sus necesidades específicas.
Una vista más completa
WhatsApp como red social no tiene competencia, pero como gestor de mensajería no tiene un gran control, como sí lo tienen, por ejemplo, los correos electrónicos, por lo que, es muy fácil perderse entre un mar de mensajes de clientes potenciales, y terminar perdiéndoles ante la falta de una comunicación rápida y constante.
Por ende, la integración de Zoho CRM con WhatsApp le ofrece una oportunidad de organización mucho más importante, con todos los datos del cliente, la información organizada, y con mayor comodidad ante la intención de cada cliente.
Dependiendo de la solución que elija, por ejemplo, puede clasificar las consultas de clientes dependiendo de múltiples aspectos, como el motivo de consulta, el estado de la solicitud, y mucho más, haciendo más organizado y limpio el trabajo, para terminarlo mucho más rápido.
Ahorro del tiempo
Y hablando de tiempo, es justamente lo que usted puede ahorrar a la hora de integrar Zoho CRM con WhatsApp, ya que, esto consigue que los procesos de contacto o soporte sean mucho más simples y organizados.
Al ahorrar tiempo, estará ahorrando mucho dinero al año, lo que le permitirá aprovechar este tiempo en muchos más clientes sin afectar negativamente la calidad de atención, sino todo lo contrario.
Menores tiempos de respuesta
¿Cuántas veces ha leído reseñas en Internet sobre el nivel de desorden dentro de una empresa?
Luego de que Cliente A contacte con soporte, y este no conozca una respuesta, termina siendo rebotado de lugar en lugar, hasta que la información no llega correctamente. Esto es algo muy común en empresas con un alto nivel de desorganización, y es algo que se debe evitar a toda costa.
Por ende, el organizar las conversaciones le permitirá no solo mejorar los tiempos de respuesta, sino que, además, será mucho más organizado gracias a los filtros, afectando positivamente no solo a la empresa y al equipo de atención o ventas, sino que también a los clientes potenciales y a clientes actuales de la compañía.
Grabación de conversaciones
Las conversaciones pueden tener información muy sensible y útil en muchas ocasiones. Por ejemplo, a la hora de resguardarse, suelen ser un buen salvavidas, aunque no solo para esto sirve grabar las conversaciones.
Por ejemplo, si quiere conocer más sobre la atención al cliente o la manera de vender de un trabajador, basta con revisar las grabaciones, y podrá comprobar si es la manera adecuada de manera sencilla y rápida, facilitando la gestión de empleados y la calidad de sus servicios..
Configuración de chatbots
¿Desea ahorrar costos? Puede centrar su equipo de atención humano en los clientes potenciales, clientes actuales, o en las dudas realmente importantes, para así eliminar la afluencia de preguntas.
Para ello, puede aprovechar la tecnología de los chatbots para responder a las preguntas frecuentes o para dar una información inicial, y que puede que responda rápidamente a las preguntas del cliente.
El chatbot, en sí, genera una gran cantidad de beneficios por sí solo, y configurarlo en WhatsApp puede ser muy productivo, ya que, con una configuración basada en la mejora, inclusive podría ver cuáles son las consultas frecuentes de los clientes, para saber qué mejoras podría estar realizando para optimizar aún más su proceso de compra, producto o atención al cliente, para así ahorrar gastos en consultas al chatbot a largo plazo.
Desventajas
No todo es color de rosa. Por ende, también le dejaremos las pocas desventajas de la complementación de Zoho CRM con WhatsApp:
Falta de opciones avanzadas
No todos, pero sí es verdad, que ante la falta de un plugin oficial de Zoho, la mayoría no ofrece una integración total que realmente termine por volver a Zoho en la integración absoluta de todos los canales de atención y ventas. Sin embargo, es verdad que algunas opciones como SMS Magic complementan estas funciones.
Por ejemplo, la opción de utilizar un número para múltiples equipos no es aceptada siempre, mientras que otras opciones como que se puedan utilizar múltiples números telefónicos también se echa en falta en la mayoría de casos. Lamentable, porque realmente se trata de una característica vital para algunas empresas que prefieren diferir la carga de trabajo con múltiples números telefónicos.
Pueden ser un gasto adicional
En el caso de que su empresa no cuente con suficientes números telefónicos para las tareas que piensa llevar a cabo, deberá adquirir nuevos. Estas plataformas permiten adquirir números telefónicos para WhatsApp Business, pero no suelen ser tan económicos.
Conclusión
La integración de Zoho CRM con WhatsApp Business es opcional, sin embargo, ofrece una gigantesca variedad de posibilidades, principalmente cuando se maneja una amplia agenda de clientes y leads.
Además, siguiendo la línea de obtener una herramienta todo en uno como lo es Zoho, y donde se integran todas las funciones CRM de su negocio, realmente podría representar un grave error dejar por fuera una red social tan importante y utilizada como lo es WhatsApp.
Por último, sumar el hecho de que actualmente, inclusive cuando Zoho no tiene unos complementos propios para añadir a WhatsApp, sigue habiendo software de terceros gratuito, y opciones de pago muy completas a las cuales realmente vale la pena echarles un ojo.
