El mercado actual ofrece más soluciones de CRM que nunca pero al haber tanta variedad de opciones puede crear confusión a la hora de seleccionar un modelo adecuado que cumpla con todas las expectativas y se adapte a las necesidades de cada negocio.
En esta nueva era tecnológica desde las más grandes empresas hasta las más pequeñas organizaciones deben prepararse para incorporar una herramienta CRM y más aún si no cuentan todavía con procesos automatizados.
Quizás los desafíos pueden ser algunos, ya que en un inicio puede haber resistencia de los usuarios al cambio y lograr la migración de datos.
FACTORES QUE AFECTAN EL CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE CRM
Es importante comprender que cada organización posee sus propias necesidades y diferentes complejidades que pueden afectar el tiempo que llevara implementar un sistema CRM. Esto puede variar dependiendo de:
- El tamaño de la empresa
- El tamaño de la base de datos de los clientes
- El número de personas que van a necesitar capacitarse con el nuevo sistema
- El nuevo CRM que se está implementando
- El CRM o proceso anterior que se está reemplazando
Es por ello, que el tiempo para la implementación de un CRM va a variar y va a depender de la precisión con la que se pueda comprender las necesidades de su empresa, la madurez, la cultura de los procesos internos así como la predisposición y capacidad de adaptación de los trabajadores para enfrentarse a cabios.
Por lo tanto, resulta complejo de saber con exactitud un tiempo determinado de alcance a menos que la organización tenga mucha experiencia o sepa como limitar el alcance del proyecto.
Lo que si es cierto, es que el cronograma de implementación de CRM puede estar estructurado en meses o semanas.
A continuacion, le mostraremos como convertir ese proceso en algo que no le tomará interminables meses para alcanzar.
¡AHORRA TU TIEMPO!
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE CRM
Si lo que desea es reducir el tiempo y el cronograma de implementación de CRM, le sugerimos establecer objetivos estructurados que le ayuden a lograr lo que se ha propuesto. Pero además, es importante involucrar a todo su equipo y trabajar de forma conjunta.
Quizás ahora se pregunta ¿Cómo empezar? ¿Qué hacer? Aquí le dejamos algunas ideas:
Objetivo 1: prepare sus datos (una semana)
Quizás podría pensar que la limpieza de datos se debería llevar a cabo al final del proceso sin embargo, le sugerimos que realice este paso primero ya que cuando si se espera hasta el último podría terminar desperdiciando gran cantidad de dinero que pudo haberse ahorrado transfiriendo datos limpios y evitando la fricción entre los involucrados.
Entonces, primero le sugerimos limpiar sus datos realizando lo siguiente:
- Elimine datos duplicados
- Comprenda que datos son los que necesita en su nuevo CRM
- Limpie los datos que no necesite y luego impórtelos a su sistema de CRM actual
Meta 2: llegar a la raíz de los desafíos actuales (dos a tres semanas)
Quizás una de las preguntas importantes para que se haga a usted mismo en esta fase es ¿Por qué está buscando un nuevo CRM?
Así como también pregúntese y realice estas preguntas introspectivas a usted y a su equipo de trabajo.
¿Cuáles son los principales desafíos que se deben resolver?
¿Cómo estos desafíos afectan a sus principales KPI?
¿Hay un problema más profundo detrás de este desafío?
¿Cómo espera que ayude este CRM en sus desafíos?
Objetivo 3: realice una lluvia de ideas sobre funciones e integraciones imprescindibles (1 o dos semanas)
Para realizar esta lista le sugerimos realizarse estas preguntas ¿Qué características forman parte de la rutina diaria dentro de su organización? ¿Dónde encajaría el CRM en este proceso? ¿Qué características facilitarían el proceso para su equipo?
La idea con estas preguntas es que usted pueda tener una claro y definido de lo que está buscando. Quizás la lista inicial sea un poco extensa, por eso le recomendamos que vaya reduciéndola de a poco para que pueda tener aquellas características esenciales y que son verdaderamente necesarias para realizar su trabajo en el menor tiempo posible.
Objetivo 4: elija su nuevo CRM (2- 3 semanas)
Quizás este paso podría prolongarse demasiado si es que no está seguro o tiene muchas opciones y no sabe por cual decidirse. Por eso es importante que se ponga una fecha límite, ya que de no ser el caso podría prologarse este punto más de la cuenta.
Otra sugerencia importante para que pueda tomar la decisión final más acertada es que una vez que haya elegido algunos CRM que se ajusten a sus necesidades, comience a realizar pruebas gratuitas ya que esto le generará más confianza y seguridad.
Objetivo 5: obtenga la aprobación de la compra (1 semana)
Para evitar que tu cronograma de implementación se estanque en esta etapa te recomendamos de que te asegures de estar completamente al tanto de como funciona el proceso de aprobación de compras en su empresa.
Antes de presentar esta fase a los responsables de su empresa asegúrese de tener:
- Un resumen ejecutivo
- Documentación sobre problemas conocidos
- Toda la documentación necesaria
- Requisitos técnicos
- Métricas y objetivos detallados
- Evaluación completa de riesgos
- Presupuesto previsto
Objetivo 6: completar la configuración del sistema (1 a 3 semanas)
Si se basó en los puntos que le hemos sugerido en los anteriores párrafos, este momento creeríamos que sus datos ya están listos y limpios para exportar al nuevo sistema.
Para completar la configuración de su sistema, siga los siguientes pasos:
- Configure su CRM: personalice su flujo de ventas, páginas de clientes potenciales e importe las plantillas y secuencias de correo electrónico.
- Migre sus datos: importe sus datos de clientes y asegúrese de hacerlo de forma correcta.
- Importe usuarios: configure su equipo de ventas en el nuevo sistema para ello, es importante que se asegure de tener permisos de usuarios, configuración de correo y números telefónicos correctos.
- Integre al resto de su equipo de ventas: junto con su equipo de operaciones, marketing e ingeniería configure API o integraciones para que sea utilizado por el resto de los integrantes.
Objetivo 7: capacite a su equipo en el nuevo CRM (una semana)
La mejor forma de poner en marcha a su equipo es asegurándose de que su primera interacción con el nuevo CRM sea fluida y amigable a diferencia de el sistema que tenían anteriormente.
Le recomendamos aprovechar cualquier tipo de capacitación que ofrezca el nuevo proveedor del CRM. Por otra parte, consulte sobre videos tutoriales y seleccione los mejores materiales para que su equipo se capacite y aprenda del nuevo sistema de forma rápida.
Objetivo 8: complete la trasferencia al nuevo sistema (1 semana)
En este punto esperamos que su cronograma de implementación lo haya llevado a una finalización del proyecto al 100%
Por eso creemos que es momento de fijarse las últimas tareas para su plan de implementación:
- Verifique que todos sus datos de su CRM anterior se hayan trasferido de forma correcta y exitosa
- Asegúrese de que todo su equipo de trabajo este al día con el sistema
- Elimine el antiguo CRM y sus datos
- Aumente el cumplimiento de las normas de datos aplicables
- Elimine su suscripción al sistema anterior y despídase de los costos adicionales de un sistema que no está utilizando.
¡Lo ha logrado, ahora sí empiece a utilizar su nuevo CRM!
Podemos tambien acompañarte en tu proyecto, nos puedes mandar mensaje aqui para solicitar información
