Una empresa conlleva muchas responsabilidades, entre ellas, la gestión de pagos y cálculo a los trabajadores. Es aquí donde entra en juego la maquila de nómina, la cual nos permite enfocarnos en lo que más nos importa, sin dejar de llevar a cabo tareas tan importantes.
Y es que, obviamente la nómina es una parte crítica de la gestión laboral, pero también es de considerar, que cuando se trata de una empresa muy grande, con mucho personal, llevar a cabo estos cálculos consideran mucho trabajo y desgaste, que fácilmente se puede delegar.
Por ello, en este artículo hablaremos sobre la maquila de nóminas, que es una alternativa a la manera común de llevar a cabo la nómina dentro de los departamentos de contabilidad y administración, conoceremos las ventajas y desventajas, y analizaremos qué tan viable es ¡Empecemos!
¿Qué es la maquila de nómina?
La maquila de nómina no es más que un proceso mediante el cual, se delega el trabajo de cálculo y presentación de nómina e impuestos derivados a la materia laboral y social a un despacho especializado, empresa o firma de contadores.
Si bien, toda la información es tramitada por la empresa que realiza la maquila, sigue siendo esta totalmente confidencial para la empresa contratante. Por ende, se trata de una delegación segura de tareas.
Uno de los puntos más atractivos para las empresas al contratar este tipo de servicios, es que usted no tiene porqué pagar una nómina a este despacho o empresa. Al tratarse de un agente externo, solo deberá pagar una tarifa mensual a destajo por las tareas realizadas para su empresa como parte de un servicio, lo que, en muchas ocasiones, puede llegar a reducir los costos de una empresa.
En general, la maquila de nómina desempeña las siguientes tareas:
- Realizar los cálculos de la nómina e impuestos relacionados con el pago de sueldos y salarios
- Gestionar las nóminas y realizar los informes pertinentes sobre la misma
- Correr con la responsabilidad de los errores derivados con una mala gestión o cálculo de la nómina, y que finalicen por multas para la empresa contratante
La maquila de nómina no se encarga de los pagos de los sueldos y salarios a los trabajadores de la empresa contratante. De esto, se encargará el propio departamento de Recursos Humanos de la empresa.
Además, la maquila tampoco se hace cargo de los pagos a los diferentes organismos que puedan generar una responsabilidad con el Estado, como bien pueden ser el IMSS, ISN o ISR.
Por último, como se imaginará, igualmente, la responsabilidad de los trabajadores en diferentes aspectos, como la impuntualidad de pago, registro ante el Seguro Social, y demás aspectos legales básicos, siguen siendo de la empresa contratante de la maquila de nómina.
Ventajas y desventajas de la maquila de nómina
Contratar una maquila de nómina es una buena práctica para muchas empresas. A continuación, le dejamos una lista con las ventajas y desventajas que deberá considerar de realizar esta práctica:
Ventajas
- Destine los recursos a su negocio. Olvídese de tener que realizar tareas secundarias, y céntrese en sus tareas de operación para ganar más dinero. Las tareas administrativas simples como el cálculo de la nómina, puede delegarlas.
- Reduce los gastos administrativos relacionados con el costo de nómina y capacitación. Conceder este tipo de carga de trabajo suele ser mucho más barato, y además no implica esfuerzos en capacitación.
- Reduce los gastos de software y licencia. Para una empresa pequeña hoy en día es difícil contratar un software de nómina, y muchas veces no se ve aprovechado al contar con una planilla que fácilmente se puede llevar a cabo desde una subcontratación. Al pagar una maquila de nómina, prácticamente está pagando estos servicios, pero a un menor costo.
- Evita la responsabilidad de la nómina y sus posibles multas. Considerando que la nómina es uno de los aspectos más verificados por el Estado, y uno de los que más causa inconvenientes a las empresas, bien sea por error, o por falta de honestidad del equipo encargado, al delegar esta tarea, no tendrá el peso de la responsabilidad de la nómina. Cualquier error será responsabilidad directa de la maquila de nómina.
- Tienes a un equipo especializado detrás. Debido a que estas empresas se dedican principalmente a la nómina, se encuentran en la vanguardia legal y contable de la misma. Por ende, te despreocupas por completo con los procesos de selección y capacitación para este tipo de tareas.
- Aplicable para todo tipo de empresas. Los bajos costos y fácil aplicación a una maquila de nómina le hacen una buena opción para todo tipo de empresas, desde pequeñas y medianas empresas que tienen poca experiencia en el mercado, hasta conglomerados más grandes que desean externalizar tareas que no van relacionadas con el proceso productivo de la empresa.
Desventajas
- Deberá ser muy selectivo con la empresa a contratar. De no elegir un despacho profesional, puede incurrir en fallos contables muy graves, que si bien, es verdad que generan repercusión legal en la empresa a contratar, también pueden afectarle negativamente a usted. Si bien, es menor riesgo que tercerizar todas las tareas contables (como en el caso Enron), sigue asumiendo un riesgo, por lo que se recomienda elegir correctamente.
- Su información podría no ser tan “confidencial”. Si bien, legalmente, el contador deberá respetar la confidencialidad de la información obtenida por relaciones profesionales, y no se debería revelar dicha información sin autorización según el Código de Ética Profesional Contable, esta información sigue estando en poder de terceros, y usted no gestiona la manera en que recursos humanos contrata el personal para dicha empresa.
- No es a prueba de errores. Inclusive, si contrata un despacho profesional, las erratas pueden llegar a suceder. Por ende, deberá supervisar que no haya algún problema con los cálculos de la nómina.
- Usted gestiona los pagos. Esto puede ser considerado una ventaja o una desventaja, dependiendo cómo lo considere. Realizar la orden de pago sigue tomando tiempo para la administración de su empresa, y sigue estando apegado a la verificación de que los cálculos de la maquila de nómina sean correctos.
- Integrar la maquila de nóminas puede ser muy lento. Dependiendo de cómo se encuentre integrada su empresa y el tamaño de la plantilla de trabajadores, este proceso puede ser bastante lento, y claramente, realizar los cambios puede llegar a ser un poco confuso al inicio. Sin embargo, una vez integrada, es bastante más simple.
Ya sabes qué es una maquila de nómina ¿Estás pensando en contratar una? ¿O crees que no es necesario? Sea como sea, es una interesante opción de ahorrar dinero y centrarse en las operaciones productivas de tu empresa.
